KANTOORKLACHTENREGELING

Kantoorklachtenregeling van Codex Mulder B.V.

Wettelijke mededeling
Conform artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur heeft Codex Mulder B.V. de volgende kantoorklachtenregeling ingevoerd.

De kantoorklachtenregeling van Codex Mulder B.V. (“Codex Mulder”)

1. Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
Degene over wie is geklaagd: de medewerker of Ex-medewerker, tegen wie de Klacht is ingediend;
Ex-medewerker: de advocaat die als zodanig bij Codex Mulder werkzaam is geweest, of de persoon die de onder verantwoordelijkheid van een advocaat bij Codex Mulder werkzaam is geweest;
Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens een (voormalige) cliënt of (belanghebbende) derde jegens Codex Mulder, een medewerker of ex-medewerker over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening en de hoogte of inrichting van een declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in Artikel 46c van de Advocatenwet;
Klachtenformulier: het standaardformulier voor het indienen van een Klacht, dat op verzoek wordt toegezonden;
Klachtenfunctionaris: de advocaat die door Codex Mulder met de behandeling van de Klacht belast is;
Klager: de (voormalige) cliënt of derde, of diens juridisch vertegenwoordiger, die een Klacht kenbaar maakt aan Codex Mulder;
Medewerker: de bij Codex Mulder werkzame advocaat, of onder diens verantwoordelijkheid bij Codex Mulder werkzame personen;
Partijen: de Klager en degene over wie is geklaard tezamen, dan wel ten behoeve van artikel 6: de Klager en Codex Mulder tezamen
Voda betekent de Verordening op de advocatuur van 4 december 2014.

2. Toepassingsbereik
2.1 Ten aanzien van advocaten die bij Codex Mulder werkzaam zijn en personen die onder hun verantwoordelijkheid werkzaam zijn, geldt deze kantoorklachtenregeling als de kantoorklachtenregeling bedoeld in artikel 6.28 e.v. van de Voda.
2.2 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Codex Mulder en een cliënt.
2.3 Indien de Klager dat wenst wordt deze kantoorklachtenregeling van toepassing verklaard op de behandeling van een door een derde ingediende Klacht.
2.4 Iedere Medewerker draagt zorg voor klachtenbehandeling conform deze kantoorklachtenregeling.

3. Doelstelling
Deze kantoorklachtenregeling biedt een procedure om Klachten binnen een redelijke termijn en op een adequate, doeltreffende en constructieve wijze te behandelen. Codex Mulder streeft ernaar haar dienstverlening te verbeteren en de relaties met haar cliënten te bestendigen. Een goede klachtenbehandeling draagt daartoe bij.

4. Informatie bij aanvang van de dienstverlening
De medewerker wijst de cliënt bij aanvang van de dienstverlening op de kantoorklachtenregeling en bevestigt schriftelijk aan de cliënt dat deze regeling ook van toepassing is op de verstrekte opdracht. Op schriftelijk verzoek wordt de tekst aan de cliënt toegezonden.

5. Klachtenprocedure
5.1 De Klachtenfunctionaris bepaalt de wijze waarop de Klacht behandeld wordt en houdt partijen op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de Klacht.
5.2 Indien een Klager Codex Mulder of een Medewerker benadert met een Klacht, dan wordt deze Klacht onverwijld door de betrokkene ter kennis gebracht van de Klachtenfunctionaris. Het staat een Klager vrij om de Klacht rechtstreeks bij de Klachtenfunctionaris in te dienen.
5.3 De Klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd van de Klacht in kennis en stelt de Klager in de gelegenheid om desgewenst zijn/haar Klacht schriftelijk nader toe te lichten. Indien de Klacht tegen Codex Mulder is ingediend of een Ex-medewerker betreft, dan zal de Klachtenfunctionaris een Medewerker aanwijzen die in de klachtenprocedure voor de degene over wie is geklaagd zal optreden.
5.4 De klachtenfunctionaris zal de degene over wie is geklaagd in de gelegenheid stellen om schriftelijk zijn/haar zienswijze op de klacht te geven
5.5 De Klachtenfunctionaris geeft vervolgens Partijen in voorkomende gevallen gelegenheid om te pogen tot een vergelijk te komen.
5.6 Nadat Partijen gehoord zijn en eventueel een vergelijk beproefd is, geeft de Klachtenfunctionaris schriftelijk zijn oordeel over de (gegrondheid van de) klacht. De Klachtenfunctionaris kan zijn oordeel vergezeld doen gaan van aanbevelingen. Dit oordeel besluit de interne klachtenprocedure.
5.7 De Klachtenfunctionaris streeft er naar een Klacht binnen vier weken na ontvangst af te handelen. Mocht deze termijn niet haalbaar blijken te zijn, dan doet de Klachtenfunctionaris daarvan tijdig, schriftelijk en met redenen omkleed mededeling aan Partijen, onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de Klacht wordt gegeven.

6. Bindend adviesprocedure
6.1 Indien de Klager zich niet kan verenigen met het oordeel van de Klachtenfunctionaris, dan wordt de klacht op schriftelijk verzoek van Klager voor bindend advies aan een bindend adviseur voorgelegd.
6.2 Partijen benoemen hiertoe gezamenlijk een bindend adviseur.
6.3 De bindend adviesprocedure (artikel 7:900 BW) is de geschilbeslechting bedoeld in artikel 6.29 Voda.
6.4 De bindend adviseur is onpartijdig en onafhankelijk. De bindend adviseur beschikt aantoonbaar over ervaring en kennis van zaken met betrekking tot de zakelijke advocatuur.
6.5 Codex Mulder verstrekt de Klager een lijst met namen van geschikt geachte bindend adviseurs.
6.6 De Klager mag een bindend adviseur voordragen, te kiezen uit de in lid 5 bedoelde lijst. Deze bindende voordracht geldt als gezamenlijke benoeming.
6.7 Indien Partijen over de benoeming geen overeenstemming bereiken, dan zal de meest gerede partij de Deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Amsterdam verzoeken een bindend adviseur aan te wijzen. Deze aanwijzing geldt als gezamenlijke benoeming.
6.8 De bindend adviseur bepaalt de wijze waarop het hem/haar voorgelegde geschil wordt behandeld.
6.9 De bindend adviseur streeft ernaar binnen twee maanden na zijn/haar benoeming de voorgelegde zaak af te handelen door het uitbrengen van een bindend advies. Mocht deze termijn niet haalbaar blijken te zijn, dan doet de Klachtenfunctionaris daarvan tijdig, schriftelijk en met redenen omkleed mededeling aan partijen, onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een bindend advies wordt gegeven.
6.10 Het bindend advies wordt schriftelijk gegeven.
6.11 In zijn/haar advies oordeelt de bindend adviseur tevens over de proceskosten, met inbegrip van redelijke kosten van rechtsbijstand.
6.12 Partijen kunnen gezamenlijk een andere wijze van afdoening door de bindend adviseur overeenkomen.
6.13 De bindend adviseur zal ervoor zorgdragen dat onverwijld kopieën van alle bescheiden aan de Klachtenfunctionaris worden gezonden.

7. Verantwoordelijkheden
7.1 De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de behandeling van Klachten.
7.2 De Klachtenfunctionaris houdt een klachtenregister bij en een dossier betreffende de interne klachtenbehandeling en bindend adviesprocedures.
7.3 Klachten over het optreden van de Klachtenfunctionaris kunnen bij het bestuur van Codex Mulder worden ingediend.

8. Verslaglegging
De Klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit aan het bestuur van Codex Mulder over de behandeling van klachten. Hij/zij kan aanbevelingen doen ter voorkoming van Klachten en tot verbetering van de procedure van Klachtenbehandeling.

9. Geheimhouding en bescherming van persoonsgegevens
9.1 Klachtenbehandeling geschiedt vertrouwelijk.
9.2 Persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens.
9.3 Persoonsgegevens zullen alleen aan derden worden verstrekt met uitdrukkelijke toestemming van de degene over wie is geklaagd of als hiervoor een andere wettelijke grondslag aanwezig is.

10. Kosteloze klachtenbehandeling
De Klager is geen vergoeding verschuldigd aan Codex Mulder voor de behandeling van de Klacht door de Klachtenfunctionaris.

11. Beslissende tekst
Indien de Nederlandse tekst van deze klachtenregeling verschilt van of anders kan worden geïnterpreteerd dan de Engelse vertaling daarvan, is de Nederlandse tekst en/of de daaraan te geven interpretatie beslissend.